El Virus que amenaza tu Agencia de Viajes

Hoy he hablado con un colega que trabaja en un edificio contiguo al nuestro y me ha dejado realmente preocupado. Me cuenta que se ha propagado un virus por las instalaciones y que ataca de forma indiscriminada a todo el personal.

El nombre científico del virus es “ingenitae nobilitatis communicatio”. Y es conocida más popularmente como “el mal de la comunicación endogámica”.

El virus tiene paralizada toda la empresa. Pero lo más curioso es que en vez de prescribirles guardar cama, les han recomendado que salgan a la calle y que se relacionen con el mayor número de gente posible.

Al parecer es altamente contagioso. Le he pedido que me cuente lo que sepa acerca de la enfermedad. Así podré averiguar si alguien de mi empresa presenta los síntomas y podremos atajarlo a tiempo.

Me ha relatado gráficamente algunos de los síntomas que han ido apareciendo:

Fase 1.- Incontinencia redactiva

Emails pasados entre personas que están a menos de 2 metros de distancia, con copia a sus responsables de departamento, para ver quien remite una nota de prensa a los clientes.

El resultado fue que 16 personas de 6 departamentos distintos entraron en bucle, y se enviaron un total de 4.096 emails. Todos ellos dentro de la organización. Al final nadie remitió copia de la nota de prensa a los clientes.

Fase 2.- Reunionitis Aguda

Tras diversos episodios similares al mencionado, los directivos de la empresa cogieron las riendas del asunto.

Informaron por email a cada uno de los 600 empleados de cual era la situación, abriendo una cuenta de email para sugerencias en RRHH, y organizando reuniones departamentales para poder aportar unas conclusiones iniciales.

Esto se tradujo en un comité de dirección extraordinario y un memorándum de 100 páginas de obligada lectura para cada empleado.

El resultado fue que 600 personas (incluido el personal de seguridad) invirtieron unas 5.800 horas laborables en debatir y leer las conclusiones previas publicadas.

Aún no está redactado el documento definitivo. Ya que a RRHH llegaron 489 emails de sugerencias que hay que filtrar, consensuar e incorporar al estudio.

Fase 3.- Mutación del Virus

En esta fase de la epidemia, la cepa del virus mutó en diversas versiones, algunas de ellas fueron:

Administración remitía 6 emails por servicio al departamento de producción con indicaciones de cómo sería mejor que cerrasen los expedientes. (se congeló la facturación de la empresa hasta definir y unificar en un solo proceso toda la gestión operativa).

Producción exigía a comercial una reunión semanal, que finalmente se convirtió en diaria, para definir un coste y condiciones unificado a todas las ofertas que se presentasen. (Durante 90 días no se presentó ninguna oferta esperando la decisión y se suspendieron las visitas a nuevos clientes).

Tras 20 días laborables completos invertidos en auto-argumentarse, las 11 personas del departamento de marketing se sumieron en una profunda depresión. El motivo era discernir si era mejor enviar las promociones a sus clientes semanal o mensualmente. (Nadie le preguntó a ningún cliente ni investigó como lo hacían sus competidores).

Fase 4.-Auto-Competencia

Todos los departamentos, con sus jefes a la cabeza, estaban convencidos de que había una conspiración judeo masónica contra ellos dentro de la empresa.

Como ejemplo, me contaba que entró un nuevo trabajador al departamento de calidad y cuando preguntó quién era la competencia, le dijeron que RRHH, que se lo tenían muy creído. (Se dejó de investigar que hacían el resto de empresas del sector y de aportar mejoras a la calidad del servicio).

Al parecer el nombre científico del virus es “ingenitae nobilitatis communicatio” y es conocida más popularmente como “el mal de la comunicación endogámica”.

Después de esta conversación he llegado a la conclusión de que nosotros también hemos cogido el virus.

Además, si me pongo a pensar, posiblemente la infección alcanza a casi todas las empresas que conozco en mayor o menor medida.

Invertimos el tiempo de forma endogámica. Consumiendo la mayor parte de nuestro esfuerzo en comunicaciones intraempresa que no aportan valor al negocio.

-¿Si nuestra productividad está en gestionar a clientes y proveedores, ¿qué hacemos invirtiendo casi todos nuestros recursos en interactuaciones internas?.

“Para frenar el virus, han puesto en marcha un antídoto experimental y me gustaría saber si pensáis que puede funcionar”

POSOLOGIA Y USO

• Cada comprimido contiene: sentido común, escucha activa, eficacia y eficiencia.
• Administrar dosis diarias de información sobre los requerimientos que demandan los clientes. Provocando una escucha activa en la empresa que genere respuestas adecuadas a quien realmente importa que es el cliente.
  
• La dosis debe ser igual para todos los departamentos: ventas, compras, gestión…
• En las reuniones interdepartamentales, añadir a discreción información recibida directamente de clientes y proveedores, basando los encuentros en alcanzar la forma más eficaz de obtener los resultados que estos precisan.
  
• Abstenerse durante la jornada laboral de generar actividades y actitudes personalistas que no contribuyan al bien mayor de la organización.
  
• La dosis de tratamiento dependerá de la variedad y severidad de la enfermedad y de la respuesta individual del paciente. En aquellos departamentos cuya labor sea de carácter interno, se deberá incluir en el tratamiento un complemento adicional (10 mg de realidad del mercado).
  
• Conservación del medicamento: Mantenerlo en lugar seguro, lejos del alcance de la competencia. No requiere medidas de control interno para nadie de la organización.