En ocasiones, podemos enfrentarnos a situaciones de improductividad y falta de organización en nuestras organizaciones sin saber cuáles son las causas subyacentes.

Es importante identificar y comprender los motivos reales detrás de estos problemas para poder abordarlos de manera efectiva y mejorar la eficiencia y el rendimiento en el entorno laboral.

¿Improductividad o carencia organizativa?, a veces podemos confundir cuales son los motivos reales de un mal funcionamiento en nuestras organizaciones.

La triste historia de muchos “manolos”

Manolo emplea literalmente 14 horas diarias en tareas relacionadas con su trabajo. Llega siempre puntual y no ha perdido ni un solo día por enfermedad, pero va a ser despedido.

¿Entonces que puede estar ocurriendo?

✔️A.- Manolo es masoquista. Le “pone” dedicar literalmente toda su vida de lunes a viernes, incluso a menudo parte del fin de semana, a hacer algo que no satisface a nadie.

✔️B.- Existe un fallo en su organización personal y en cómo está conceptuada su labor dentro de la empresa.

Demos por bueno el que Manolo no es #@!!@#, por tanto que él querría conseguir más ingresos por el tiempo que dedica a su trabajo o al menos poder mantenerlo.

¿Cuál debería ser la reacción de Manolo?

✔️A.- Dedicarle más horas a su trabajo. (Lo de dormir está sobrevalorado).

✔️B.- Plantearse él y su organización, como sacar más provecho al tiempo de Manolo.

Piensa en qué crees que debería hacerse en esta situación y ahora, en que hacemos habitualmente.

No sé tú, pero yo estoy cansado de oír que en España somos improductivos, porque nos gusta mucho eso de echarnos la siesta y salir de cañas.
Cuando la verdad, es que le dedicamos muchísimo más tiempo a “estar” físicamente en el trabajo que cualquier otro colega Europeo.

Estoy plenamente convencido de que el problema, no está en nuestra capacidad productiva, sino en una falta de organización personal y organizacional.

El hecho más palpable, es que somos capaces de dedicar un 30% más de nuestro tiempo, a acciones vinculadas con nuestro trabajo que en el resto de países, sin percibir por ello ni un solo Euro más.

La improductividad es una consecuencia directa de la carencia organizativa.

La realidad es que tanto para Manolo como para su empresa, lo sencillo es hacer más de lo mismo.

Incrementar las horas de dedicación en hacer algo que ya haces mecánicamente, es mucho menos laborioso para todos, que analizar y modificar los hábitos laborales de Manolo y de su organización.

El resultado: Manolo acabará irremediablemente en la cola del INEM y su empresa tendrá que volver a invertir tiempo y recursos en formar a otro Manolo, que con toda seguridad, seguirá sus mismos pasos.

La parte más productiva de un trabajo, radica en una óptima organización del mismo.

Por mucho que en público manifestemos lo contrario, la mayoría de organizaciones en nuestro país, ven el tiempo empleado en la planificación de tareas, como un paso previo e intrascendente para empezar a producir.

Algunas características comunes de las empresas improductivas

Ausencia de un desfibrilador organizacional

Tenemos tanto miedo a la parálisis por el análisis, que al final no aprovechamos el conocimiento que nos da la experiencia.

¿Cuántas empresas emprenden acciones repetitivas, sin analizar los resultados que han arrojado anteriores experiencias similares?

Hacemos más de lo mismo, en vez de utilizar la experiencia a modo de desfibrilador y así darle un nuevo empujón a la forma de hacer las cosas.

Esos 10 segundos que tarda en cargar el desfibrilador, hacen que nuestra organización se muera o la haga revivir con más fuerza.

La Fiesta de los maniquís

Establecemos como objetivo, el que todo el mundo esté presencialmente dedicado a su labor, el mayor número de horas posibles.

Nos centramos más en penalizar a aquel que llega 5 minutos tarde, que en analizar la labor que genera las 7 horas y 55 minutos restantes.

Intentamos primar a quien dedica 2 horas más de su tiempo, que a analizar lo que esta persona realmente produce.

El corralito de los pollos sin cabeza

Lo importante es estar en movimiento, da igual hacia donde vayas y si tiene algún sentido lo que haces.

El objetivo es que te muevas, no lo que consigas por hacerlo. No me extrañaría nada si seguimos así, que cambiemos el traje por un chándal.

Endogamia comunicativa

La falta de organización produce finalmente que nadie tenga claro qué hacer y cómo coordinarse con el resto de departamentos.

Esto se convierte en una espiral de llamadas, e-mails y post-reuniones interminables para coordinar en la distancia algo, que habiéndole dedicado un mínimo tiempo al inicio, se podría haber evitado y empleado todo ese tiempo, en hablar con clientes y proveedores, que son con quienes hacemos realmente los negocios.

Confundir la meta con el camino

La meta debe ser conjunta para toda la organización. El camino que cada uno debe recorrer, será distinto en función de su labor concreta a realizar.

Esto lo confundimos y entendemos que todos debemos hacer de todo. Y así, lo único que conseguimos finalmente, es que nadie haga realmente nada.

Bonito embalaje para un ladrillo

La falta de coordinación en la labor a realizar, hace que muchas veces tengamos antes preparado el envoltorio del servicio a presentar, que el producto en sí mismo.

¿ Que conseguimos actuando así?:

✔️A.- Tener que empaquetar 10 veces más el producto hasta que lo que vendemos esté acabado.

✔️B.- Entregar algo que por fuera tiene una pinta fabulosa, pero que en su interior está inacabado.

Nuestra respuesta a esto último: “Bueno, cuando se lo presentemos al cliente, seguro que quiere cambiar alguna cosa, por lo que aprovecharemos para acabarlo”.

Resultado: trabajamos 10 veces más para conseguir lo mismo.

¿Somos improductivos? o ¿el problema es que tanto nuestras organizaciones como nosotros, tenemos y mantenemos carencias organizativas?

✔️ 1.- Dediquemos el tiempo necesario a que cada colaborador sepa lo que tiene que hacer.

✔️ 2.- Diseñemos un plan que no entorpezca la marcha de todo el equipo, si uno de ellos no alcanza su objetivo.

✔️ 3.- Recordemos que no pagamos por el tiempo, pagamos por el resultado.

✔️ 4.- No empaquetemos el producto a entregar, si no tenemos nada aún que ofrecer. Deberíamos recordar que el envoltorio siempre acaba en la basura y que nadie se acuerda de él.

✔️ 5.- Establezcamos objetivos a corto plazo. Determinemos qué, quién y cuándo y lo más importante, cuáles pueden ser las vías alternativas para que la meta final se consiga, si una de las piezas no se consigue encajar.

✔️ 6.- Abusar de liderazgos autoritarios o directivos, puede hacer que toda la organización se pare, esperando a que encajemos todas las piezas para que el equipo empiece a funcionar.

✔️ 7.- La mejor fórmula para erradicar malos ambientes laborales, es clarificar el objetivo y las acciones que cada miembro del equipo debe realizar para conseguirlas. Demos autonomía para poder exigir responsabilidad.

✔️ 8.- La mala organización, es la fuente de una baja calidad en el producto final.

✔️ 9.- A veces podemos llegar a ser “muy cansinos” con estos temas, pero en la gestión empresarial, el orden SI afecta al resultado.

Disculpad la crueldad, pero: ¿Veríamos lógico, que un Yonki deje dinero debajo de la almohada, para que el Ratoncito Pérez le traiga dientes?

Os deseamos que tengáis una fantástica y productiva semana.