¡Planifica tus tareas y aumenta la productividad de tu agencia de viajes con la matriz Eisenhower!

Descubre cómo esta herramienta de gestión de tiempo puede ayudarte a clasificar tus tareas según su importancia y urgencia, lo que te permitirá enfocarte en lo que realmente importa.

En este artículo te explicamos en detalle cómo funciona la matriz Eisenhower y cómo aplicarla en tu agencia de viajes para maximizar la eficiencia de tu equipo y mejorar la calidad de tus servicios.

Fomentar nuestra proactividad, nos permite no tener que depender tanto de los demás. Trabajar siempre con un fin en la mente, nos ayuda a enfocarnos en conseguir nuestros objetivos y realizar esa primera creación mental, de lo que queremos conseguir, sin apartarnos del camino.

En este tema, veremos cómo potenciar el hábito de poner primero lo primero, nos permite materializar esos objetivos.

Este es el hábito de la acción, de la eficacia, pero sobre todo de la eficiencia.

El maestro Stephen Covey, resume este hábito con una memorable frase:

La clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades.

Stephen Covey.

Vivimos habitualmente esclavos del reloj. Hoy te proponemos que sobrepongas, a ese reloj que dicta nuestro día a día, una brújula. La brújula que marca tus principios y por la cual quieres regir tu vida.

Seguramente ya conoces los 4 cuadrantes, en los que tradicionalmente se encajan todas las acciones que realizamos a diario.

Aunque estarás de acuerdo, que conocer en muchas ocasiones, no significa utilizar y poner en práctica, los beneficios que supone, una buena administración de nuestro tiempo y de nuestras energías

Si aún no dominas la capacidad de clonarte, más vale que te centres sólo en hacer una cosa a la vez y asegúrate, que esta es la más relevante para ti.

En este tema, hablaremos de Poner primero lo primero, o lo que es lo mismo, dedicar nuestro tiempo siempre, a lo que es realmente relevante para nuestras vidas.

¿Sientes que tienes muchas cosas que hacer, pero nunca tienes el tiempo suficiente para terminarlas? ¿Qué puedes hacer, que no estás haciendo ahora y que, si lo hicieras regularmente, representaría una tremenda diferencia positiva en el ámbito profesional y personal?

Da igual que trabajemos por cuenta propia o ajena. Definitivamente, las horas que pasamos en la agencia de viajes, no marcan nuestros resultados.

Desafortunadamente el cliente, aún no paga por el tiempo que dedicamos a asesorarle en sus viajes. Únicamente paga por el producto que finalmente compra, si es que finalmente lo hace.

Por este motivo, no basta con ser eficaces en nuestro trabajo.

Deberíamos enfocar nuestro tiempo, en realizar siempre lo importante para nosotros y que nada de esto, se nos quede en el tintero al final del día, por haber estado realizando cosas intrascendentes o relevantes únicamente para los demás.

Si somos capaces de realizar jornadas maratonianas en la agencia, ¿no crees que deberíamos sistematizar, el dedicar un poco de ese tiempo, en verificar que el otro 95% de nuestra jornada está bien empleado?

Repasemos brevemente, en que consiste este método de gestión que te proponemos.

Realicemos una primera división, donde plantearemos qué tareas son importantes y qué tareas no lo son para nosotros (aunque obviamente puedan serlo para otras personas).

También dividamos las tareas en aquellas que son urgentes y aquellas que no lo son. Esta división nos permite crear una imagen con 4 cuadrantes.

En el cuadrante 1.- Estarán aquellas tareas que son urgentes e importantes.

En el cuadrante 2.– Incluiremos las tareas que son importantes, aunque no urgentes.

El cuadrante 3.– Contiene aquellas cosas urgentes, pero que carecen de importancia para nosotros.

Y por último, en el cuadrante 4.– Se encuentra todo aquello que ni es urgente ni importante realizar.

Pongamos como ejemplo una acción, que se podría incluir en cada uno de estos cuadrantes.

Ejemplo cuadrante 01

En el cuadrante 01, es donde alojamos aquellas actividades importantes y urgentes.

Una acción del cuadrante 01, podría ser el enviar la cotización al Colegio de Abogados de nuestra ciudad, del cual asistirán un grupo de colegiados próximamente, a un congreso internacional y cuya decisión están a punto de tomar.

Es urgente, porque dilatarlo puede hacer que no cuenten con nuestra propuesta e importante, porque de ello puede depender la mitad de la producción de nuestra agencia ese mes.

Ejemplo cuadrante 02

En el cuadrante 02, ubicamos aquellas cosas que son importantes, pero no urgentes. Podríamos incluir el viaje de una familia completa al Caribe.

Es importante, por el importe de la reserva y porque todos los años realizan ese tipo de viaje.

Pero no urgente, porque no debes entregar el presupuesto hasta dentro de una semana, aunque obviamente debes realizar distintas consultas y dedicar tiempo a estudiar la mejor alternativa posible.

Ejemplo cuadrante 03

En el cuadrante 03, incluimos aquellas acciones urgentes, pero no importantes.

En este caso, el atender al comercial de una nueva entidad financiera, que ha venido sin cita previa y que quiere que abras cuenta en su sucursal.

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Ejemplo cuadrante 04

Por último en el cuadrante 04, donde ubicamos lo no urgente ni importante, está la petición de un amigo y colega que trabaja en un turoperador y que te ha pedido para un estudio que va a realizar próximamente, el que le pases la tipología de clientes que han viajado a Irlanda, el pasado año con tu agencia de viajes.

¿Qué acción acometerás en primer lugar? Si no nos paramos a analizar con perspectiva estas 04 acciones, muy posiblemente empezaremos por la del cuadrante 04, que precisamente no es urgente ni importante, dado que lo que te han pedido, no reviste urgencia y posiblemente no te vaya a reportar laboralmente ningún beneficio

¿Por qué?, Pues a lo mejor porque te parece atractivo, hacer esa labor de investigación y te permite evadirte de labores, quizás más laboriosas y estresantes.

Nuestra recomendación, es que si hay algo que crees que pertenece a este cuadrante, directamente lo deseches. Al menos mientras tengas otras cosas pendientes, en el resto de cuadrantes.

A menudo nos pasamos el día en el cuadrante 04, realizando cosas que suelen ser trivialidades, pero interesantes porque no requieren de nuestro esfuerzo.

¿Y qué pasa con las acciones del cuadrante 03?.

En el ejemplo que veíamos, son urgentes porque tienes en la puerta al comercial de la entidad financiera, pero no son importantes para ti, porque no te planteas cambiar de banco.

En este caso la importancia no es para ti, es para el comercial del banco que requiere de la visita, para intentar captar la cuenta de tu agencia.

En este caso, te aconsejo que cuando las cosas no sean importantes para ti, aprendas a decir que NO y busques el encaje de estas, sólo cuando no tengas nada pendiente en los cuadrantes 01 y 02.

De esta forma, deberíamos erradicar todo lo que caiga en el cuadrante 03 y 04 y centrarnos en invertir nuestro tiempo, sólo en aquellas cosas que están en los cuadrantes 01 y 02 de nuestra lista de acciones a realizar.

Nos quedamos con lo urgente e importante y con lo importante.

Pero recuerda una frase de las más celebres frases de Eisenhower:

las decisiones más urgentes, rara vez son las decisiones más importantes.

Habitualmente, las personas estamos enganchadas a realizar acciones que se encuentran en el cuadrante 01.

La sensación que nos produce la urgencia una vez apagado el fuego, nos transmite una sensación de notoriedad e importancia.

Nos hace sentir importantes y nos da la sensación de que nuestro trabajo es decisivo.

Pero no se puede vivir en ese cuadrante. Así sólo conseguiremos vivir en el stress continuo y administrando crisis que una vez resueltas en muchas ocasiones, nos habrán costado el doble de esfuerzo, que si las hubiésemos realizado en el momento que correspondía.

Te recomiendo por tanto, que intentes vivir en el cuadrante 02.

Dedicando tiempo a las cosas importantes, planificando y gestionando tu actividad, para evitar la angustia y la improvisación.

Recuerda que las personas efectivas no se enfocan en los problemas, sino en las oportunidades y estas suelen ser acciones relevantes a realizar, que acometes en el momento y les dedicas el tiempo que realmente requieren.

Quizás pienses que realizar este ejercicio de forma continuada, te dará únicamente más trabajo y posiblemente para ti, esta actividad estaría enclavada por tanto en el cuadrante 04 – no urgente ni importante.

Pero te aseguro, que llevarla a cabo de forma regular, te ahorrara mucho tiempo.

Le dedicarás tu esfuerzo a lo realmente importante y verás, cómo se reduce drásticamente el número de acciones urgentes, que precisas realizar.

Existen multitud de herramientas, que te pueden permitir gestionar las actividades con este tipo de cuadrantes, de forma fácil, ágil e intuitiva.

Tú deberías decidir qué tipo de herramienta, se acomoda más a tus preferencias.

Existen programas informáticos gratuitos, como Trello, que te permiten gestionar y llevar un control de tus actividades de una forma extraordinaria.

También hay Apps, que te permiten de forma rápida e intuitiva llevar el control.

Te recomendamos darle un vistazo a App Eisenhower que puedes encontrar en Apple store y Android de forma gratuita.

Y si quieres algo más sencillo, pero posiblemente igual de efectivo, te recomiendo utilizar una libreta y un bolígrafo, donde vayas indicando aquellas actividades de cuadrante 01 y 02 que requieras gestionar.

Tú decides.

Ahora Puedes descargarte Pulsando aquí un copia en pdf de este tema.