Travelplan: novedades en su Departamento de Grupos

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Pura Sevilla y Jesús Díaz explican en Agent News cómo trabaja Travelplan los viajes de grupo, las nuevas herramientas que facilita a las agencias y una programación que abarca desde Caribe y las islas hasta numerosos destinos internacionales

El Departamento de Grupos de Travelplan quiere ganar peso como herramienta de venta para las agencias de viajes. No solo para aquellas que trabajan habitualmente este segmento, sino también para las que quieren comenzar a desarrollar un producto que permite construir propuestas mucho más personalizadas para sus clientes.

En una nueva edición de Agent News, Pura Sevilla, Brand Manager de Travelplan, y Jesús Díaz, Director del Departamento de Grupos de Travelplan, explican cómo está organizada actualmente esta división, qué tipo de producto puede solicitar una agencia y cuáles son las novedades que están incorporando para agilizar las cotizaciones y facilitar la comercialización.

Tres áreas para dar respuesta a diferentes tipos de grupos

La estructura del departamento se divide actualmente en tres grandes áreas: Caribe, Islas e Internacional.

La operativa de Caribe se gestiona desde Madrid y responde a uno de los productos estratégicos de Travelplan. Desde Palma se trabaja el área de Islas, centrada especialmente en Canarias y Baleares, mientras que el departamento de Grupos Internacionales aborda tanto la programación vinculada a operaciones de riesgo como los destinos comercializados mediante línea regular.

El abanico de solicitudes es amplio. Travelplan trabaja con grupos vacacionales, estudiantes, tercera edad e incentivos, entre otros segmentos, lo que permite adaptar tanto el destino como la configuración del viaje a las características de cada colectivo.

Uno de los objetivos de Travelplan es precisamente que la agencia pueda dirigirse directamente al equipo especializado correspondiente en función del producto que necesita.

Del viaje básico a una propuesta completamente a medida

Uno de los aspectos en los que Jesús Díaz pone especialmente el acento es la capacidad del departamento para cotizar cada grupo a medida.

Aunque existen diferentes niveles de producto, buena parte de las solicitudes que reciben buscan propuestas especialmente completas. Es habitual trabajar con pensión completa, visitas incluidas durante el itinerario y experiencias adicionales que permitan diferenciar el viaje.

Una cena de despedida, una visita especial o una experiencia en una bodega son algunos ejemplos de esos elementos que pueden incorporarse para enriquecer un programa.

Pero no existe una única fórmula. La agencia puede solicitar desde un producto más básico hasta una propuesta de mayor nivel o un viaje premium, adaptando la cotización a las necesidades y presupuesto del grupo.

Esta flexibilidad permite que sea la propia agencia la que marque el punto de partida: puede trasladar al departamento qué necesita su cliente y construir desde ahí el viaje.

Más tarifarios para que la agencia pueda trabajar con mayor antelación

Travelplan está reforzando además una herramienta especialmente interesante para aquellas agencias que trabajan grupos de manera recurrente: los tarifarios.

La compañía ha adelantado la puesta a la venta de buena parte de su programación con el objetivo de que las agencias puedan disponer de precios mucho antes y comenzar a trabajar sus grupos con mayor antelación.

Estos tarifarios contemplan diferentes tamaños de grupo, con referencias para 20, 30 o 40 pasajeros, así como distintas categorías de alojamiento.

Destinos como Jordania, Armenia, Punta Cana, Cancún o Costa Rica se encuentran entre los ejemplos señalados por Jesús Díaz dentro de una oferta que Travelplan pretende seguir ampliando.

La ventaja es clara: determinados productos dejan de requerir una cotización inicial individualizada. La agencia puede consultar la programación disponible, conocer los precios y realizar una primera valoración del grupo directamente.

Cotizaciones más visuales, dinámicas e interactivas

Otra de las novedades del departamento afecta directamente a la forma en la que las agencias reciben una propuesta.

Desde agosto, Travelplan está implantando un nuevo formato de cotización mediante enlace web, aunque mantiene la posibilidad de descargar la información en PDF.

El objetivo es que la propuesta sea más sencilla de consultar y, sobre todo, permita acceder directamente a mucha más información.

Cuando una cotización incluye uno o varios hoteles, por ejemplo, la agencia puede entrar desde la propia propuesta para consultar información adicional sobre esos establecimientos. Lo mismo ocurre con determinadas excursiones opcionales.

Las nuevas cotizaciones incorporan también información operativa como números de vuelo, compañía aérea o terminal de salida, concentrando en un mismo entorno buena parte de los elementos necesarios para presentar y trabajar el viaje.

Una landing de Grupos que quiere convertirse en herramienta de trabajo

La transformación no se limita a las cotizaciones.

Travelplan está desarrollando su landing específica para Grupos, accesible desde el entorno profesional de la compañía, como un espacio en el que concentrar cada vez más recursos para las agencias.

Además de los tarifarios, el área incorpora información sobre programación aérea y vídeos, y la intención es seguir ampliándola con nuevos materiales.

Entre las novedades previstas se encuentra un banco de fotografías de los principales destinos para que las agencias puedan descargarlas y utilizarlas en sus propias propuestas comerciales.

También se trabaja para facilitar los textos de determinados programas en formato Word, de manera que puedan ser reutilizados y personalizados por la agencia antes de presentar la documentación a su cliente.

El planteamiento es especialmente significativo: facilitar materiales preparados por Travelplan, pero permitir que sea la agencia quien construya la propuesta final con su propia identidad y su propio logotipo.

A estos recursos se sumarán además guías de destinos con información práctica relacionada con aspectos como visados, climatología, cuestiones sanitarias o vacunas.

Caribe, Asia, Centroamérica y nuevos destinos para trabajar grupos

El producto disponible completa la propuesta del departamento.

Entre los destinos consolidados, Jesús Díaz destaca Punta Cana, Cancún, Tailandia y Costa Rica, con programación durante todo el año.

Mauricio ocupa también un lugar relevante tanto para grupos vacacionales como para viajes de incentivos, mientras que El Salvador aparece entre las nuevas apuestas de largo radio, combinando producto de playa y cultural.

En media distancia, Travelplan mantiene su apuesta por Uzbekistán, además de Armenia y Georgia, mientras que Creta se incorpora como otra alternativa con posibilidades tanto para estancia de playa como para programas con excursiones y recorridos por la isla.

La oferta no termina ahí. Durante la conversación aparecen también China y Vietnam, además de los productos habituales en destinos como Egipto y Jordania, reflejando la amplitud de posibilidades que puede manejar el departamento.

Una oportunidad también para agencias que todavía no trabajan grupos

Uno de los mensajes que deja la entrevista va precisamente dirigido a las agencias que hasta ahora no han tenido una especialización concreta en este segmento.

La combinación de tarifarios, cotizaciones más completas, materiales descargables y apoyo directo del Departamento de Grupos reduce buena parte del trabajo inicial que supone preparar una propuesta desde cero.

Para las agencias especializadas significa disponer de más producto y trabajar con mayor antelación. Para las que todavía no han desarrollado esta línea de negocio, puede convertirse en una forma de empezar a explorarla con el respaldo de un departamento específico.

Como resume Pura Sevilla durante la conversación, detrás de todo este desarrollo está la intención de acercar a las agencias un equipo especializado y facilitar el acceso a una programación cada vez más amplia.

Y precisamente ese es el objetivo de esta nueva edición de Agent News: poner cara al Departamento de Grupos de Travelplan y mostrar a las agencias qué tienen hoy a su disposición cuando llega una petición de grupo al mostrador.